Um die Kongressorganisation für beide Seiten zu optimieren, bitten wir Sie, die beigefügten Formulare komplett auszufüllen und folgende Punkte zu beachten:
Allgemeine Information
Erstellte Angebote beinhalten die beschriebenen Leistungen. Es werden keine Optionen auf Angebote gegeben. Zusätzliche Präsenz durch die Platzierung von Werbematerial ist möglich. Die benötigten Materialien sind vom Sponsor selbst zu stellen. Mit der Rücksendung Ihrer unterzeichneten Bestellung gilt Ihre Zusage als verbindlich und bildet die Vertragsgrundlage.
Die verwendeten Angebotsbilder sind Musterabbildungen und können im Vergleich zur umgesetzten Leistung in Form, Farbe, Quantität und Qualität abweichen. Die Interplan AG informiert Sie über alle Details zur Abwicklung der gebuchten Leistung und verpflichtet sich zur Umsetzung der beschriebenen Leistungen. Die Interplan AG agiert als Veranstalter des Industrieteils und schließt sämtliche Verträge für Ausstellung und Sponsoring in eigenem Namen und auf eigene Rechnung ab.
Wenn Sie einen zusätzlichen Vertrag benötigen, schicken wir Ihnen gerne unseren Vertrag. Wenn Sie Ihre eigenen Vertragsvorlagen bevorzugen, wird eine einmalige Vertragspauschale von 550 € (netto) fällig. Dies gilt auch dann, wenn der Interplan-Vertrag inhaltlich ergänzt bzw. geändert wird.
Standplatzvergabe
Vorrang in der Standplatzvergabe genießen Sponsoren und Aussteller mit einer Paketbuchung. Im Anschluss werden die Aussteller nach Anmeldedatum (first come – first served) und unter Berücksichtigung der lokalen Gegebenheiten platziert. Die Standplatzvergabe ist abhängig von der Standgröße, den örtlichen Gegebenheiten und den von Ihnen angegebenen Informationen. Eine Verbindlichkeit des Standplatzes und der Größe kann daraus nicht abgeleitet werden.
Sollten Sie keine präzisen Angaben hinsichtlich der Standmaße und Standarten angeben, behält Interplan sich das Recht vor, Ihre Standfläche geringfügig größer oder kleiner zu gestalten und den Stand nach eigenem Ermessen einzuplanen (s. auch Pkt. 3, AGB). Nach Fertigstellung der Aufplanung werden Ihnen der Standplan mit einer Ausstellerliste und detaillierten Ausstellerinformationen inkl. Bestellformularen für Standequipment und Strom zugesandt.
Verhaltenskodizes
Die Gesellschaft wünscht ein konfliktfreies Werbeumfeld und behält sich daher vor, Werbemaßnahmen abzusagen. Bitte beachten Sie die Verhaltenskodizes für pharmazeutische und medizintechnische Firmen. Ebenso gilt es, die landesrelevanten Regularien über die Bewerbung von Medizinprodukten zu befolgen. Beispielhaft seien hier die Richtlinien der/des FSA/AKG/EFPIA, BVmed/Eucomed, EACCME/CME, Berufsordnungen der Landesärztekammern (national) sowie die national geltenden Gesetze, z.B. HWG und international geltenden Gesetze genannt. Entsprechend
der Vorgaben des § 20 Abs. (5) FSA-Kodex Fachkreise / der AKG-Richtlinien werden wir auf Anfrage die Bedingung und den Umfang der Unterstützung durch den Aussteller / Sponsor bei der Ankündigung und Durchführung der Veranstaltung offenlegen. Bitte kreuzen Sie den entsprechenden Punkt auf dem Formular „Wichtige Firmendaten“ an.
Nennung in den Kongressmedien
Alle Aussteller werden im Hauptprogramm aufgeführt. Die Sponsoren werden zusätzlich auf der Kongresswebsite und vor Ort aufgeführt. Bitte schicken Sie Ihr Firmenlogo im Illustrationsformat, jpg (300 dpi) und eps in Farbe an k.holzmueller@interplan.de.
Bestimmungen
Eigene Parallelveranstaltungen in unmittelbarer Nähe zum Kongress sind nur mit einer schriftlichen Genehmigung durch die Interplan AG gestattet. Die Interplan AG, in Abstimmung mit der Gesellschaft, behält sich bei unangemeldeten Veranstaltungen, die das Kongressprogramm oder zugehörige Veranstaltungen gefährden, Maßnahmen vor, die dem Maß der Zuwiderhandlung entsprechend von geringen Vertragsstrafen bis hin zum vollständigen Ausschluss vom Kongress des verantwortlichen Unternehmens – ohne Kostenkompensation – reichen können.